Q業務マニュアルを作るために専用ツールを導入する必要はありますか？

マニュアル作成では専用ツールは必須ではなく、現場が見つけやすく更新しやすい形式を選ぶことが重要です。Word、Excel、Googleドキュメント、動画などでも十分な場合があります。重要なのは、高機能なツールを選ぶことではなく、現場の人が必要なときに見つけられ、内容を更新し続けられることです。

なぜそう言えるのか

業務標準化では、手順を作って終わりではなく、教育で使い、実際の業務から得たフィードバックを反映して改善することが重要です。更新されないマニュアルは、どれだけ高価なツールで作っても使われなくなります。

選ぶ基準

①検索しやすい、②画像や動画を入れやすい、③現場で更新できる、④権限管理が必要か、⑤現在使っている社内ツールと相性がよいか、で判断します。

Bottinoでは

現場のITリテラシーや業務内容を確認し、運用しやすい形式を一緒に決めます。

関連するFAQ

• 業務マニュアルの作り方を教えてください。
• 過去にマニュアルを作っても形骸化した（使われなくなった）経験があるのですが、どうすれば定着しますか？
• 業務フロー図が全くない状態でも、ヒアリングだけで業務を整理してもらえますか？

出典

参考： 中小企業基盤整備機構 J-Net21「業務の標準化はどのように進めたらよいでしょうか」