Q業務フロー図が全くない状態でも、ヒアリングだけで業務を整理してもらえますか？

業務フロー図がなくても、担当者へのヒアリングと実際の業務確認から業務の流れを整理できます。業務フロー図や既存マニュアルがなくても、担当者へのヒアリングと実際の業務確認から整理できます。「誰から何を受け取り、何を処理し、誰へ渡すか」を一つずつ確認し、業務の流れを見える化します。

なぜ最初にフローを作るのか

作業手順だけを見ると、二重入力や不要な承認、担当者しか知らない例外処理を見落とすことがあります。業務プロセス全体を把握すると、マニュアル化する部分、なくせる作業、システム化できる部分を分けやすくなります。

進め方

①担当者へのヒアリング、②使用書類・システムの確認、③業務フローの仮作成、④実際の担当者による確認、⑤例外処理と判断基準の追記、という流れで進めます。

Bottinoでは

フロー図を作ること自体を目的にせず、その後のマニュアル化・業務改善・システム化につながる形で整理します。

関連するFAQ

• 業務マニュアルの作り方を教えてください。
• 業務を標準化するメリットは何ですか？
• システム開発の知識や仕様書（要件定義）が一切なくても相談できますか？

出典

参考： 中小企業基盤整備機構 J-Net21「業務の標準化はどのように進めたらよいでしょうか」