Q新人の教育や引き継ぎにかかる時間を短縮するには、どの業務から仕組み化すべきですか？

教育時間を短縮するには、頻度が高く、手順が決まっていて、繰り返し教えている業務から仕組み化するのが効果的です。すべての業務を一度にマニュアル化するより、教育時間への影響が大きい業務から着手した方が効果を実感しやすくなります。

優先順位のつけ方

• 毎日・毎週のように繰り返す業務
• 担当者によってやり方が違う業務
• ミスが起きると影響が大きい業務
• 新人から同じ質問が繰り返し出る業務

なぜこの順番なのか

年に1回しかない複雑な業務より、毎日10分説明している業務を先に整えた方が、教育時間の削減効果は積み上がります。まず定型業務を自走できる状態にし、その後に判断が必要な業務へ広げます。

実際の進め方

業務一覧を作り、「頻度」「難易度」「ミスの影響」「教育にかかる時間」などで優先順位をつけます。マニュアルだけでなく、チェックリストや動画が向いている業務もあります。

関連するFAQ

• 業務マニュアルの作り方を教えてください。
• 業務を標準化するメリットは何ですか？
• 社長やベテラン社員の『頭の中にある勘や判断基準』はどうやってマニュアル化するのですか？

出典

参考： 中小企業基盤整備機構 J-Net21「業務の標準化はどのように進めたらよいでしょうか」