税理士事務所の繁忙期に脳と上手く付き合って仕事の効率を上げる方法とは？！１日の流れを追って解説します

本日より記事を担当する斎藤と申します! 私も税理士事務所に勤務しながらシステムエンジニアをしております。これから税理士事務所さんの為になるような記事を書いていきたいと思いますのでよろしくお願いいたします! 早速ですが担当1発目の記事は確定申告前目前でピリピリモードに突入されている事務所も多いかと思いこの題材を選びました。

みなさんは脳にはパフォーマンスが最高潮になる時間が１日に2回存在することをご存知でしょうか?
まず起床してから2~4時間がパフォーマンスが最高潮になる1回目の時間です。この時間帯は記憶力、決断力、創造力高まります。 2回目は午後4時頃から夕食を摂るまでの時間です。この時間帯には集中力、記憶力が高まります。

①朝を制する者は仕事を制す!

出社したらまずメールチェックをする、という人も多いのではないでしょうか? 出社直後が起床後２〜３時間程度といった方が多いのではないかと思います。折角脳のパフォーマンスが最高潮に達しているのに、メールチェックや返信作業といった事務作業に時間を費やすのは勿体無いです。もっと生産性がある作業に時間を使う方がいいでしょう。例えば前日に作成した試算表、決算書、申告書等のチェックの時間にしてみるのはいかがでしょうか？

②昼食後の行動

私もそうですが昼食後は眠くなりませんか？午後一番の仕事になかなか集中できない!睡魔に抗う前にパワーナップのオススメ。パワーナップとは15分から30分の仮眠を取る方法です。完全に寝ないにしても15分間目を瞑っている だけでも効果があるそうです。昼に取る15分の仮眠は夜の3時間程度の睡眠と同様の効果が見込めるらしいです! 15分の仮眠を侮るなかれ。
でも30分以上寝ない様に気を付けてくださいね！余計に疲れて午後の仕事がボロボロになります。(経験者は語る) さらに仮眠をとる前にカフェインを摂ってください。カフェインは20~30分で効果が現 れますので仮眠から覚醒するのに効果があります。

③午後の仕事

さて、パワーナップにより脳がリフレッシュされたとは言えまだまだ集中モードにはなっていないはずです。この時間を使って朝にするはずだったメールチェック等の事務作業をするのはいかがでしょうか?少しずつ集中モードに入っていけることと思います。

④午後に迎える2回目のパフォーマンスが最高潮に達する時間

昼休み終わりから徐々に集中モード入っていき16時頃からはトップギアへ！この時間に重い仕事をすると仕事の効率も上がります。
そういえば昔、お母さんに夕食までに宿題をしなさい!と言われた事はないですか? この発言はあながち間違いではないのです。集中力の上がる時間帯に勉強をさせようとするお母さんって研究結果を読んだわけでもないのに凄いですよね...お母さんって偉大だなぁ。

⑤帰る前に済ませる事

明日から本気を出す!と心で叫びながらタスクを立てましょう。ただし優先順位を決め明日のスケジュールを詰め込み過ぎない事です。不意な仕事が入ることもありますよね? 脳は予測していた動きと実際の進捗具合が異なるとストレスを受け過度のエネルギーを消費し、疲れてしまいます。 最悪なのが朝一に予定していたタスクが完了しないことです。芋づる式にその後に予定していたタスクにも影響が出て脳が疲弊し切ってしまいます。こうなってしまうと、まとまった時間睡眠を取ら なければリフレッシュできないのです。だから余力を残したタスク管理をお勧めします。
タスク管理が終わったらデスクを片付けて飲みに行くぜー! 明日に備えて帰りましょう。

まとめ

1日の仕事を効率的に進めるためのスケジュール管理には脳のゴールデンタイムを意識しましょう。 午前中は生産性のある仕事、もしくは作成した資料のチェックに時間を使いましょう。ミスが減るはずです。昼休みの最後15分程度はパワーナップとカフェイン摂取で午後の業務に備えましょ う。午後一番の仕事は集中力が戻りにくいので単純作業から徐々にギアアップを!2度目のパフォーマンスが最高潮み達する時間には少し重めの仕事、クライアントさんとの打ち合わせの時間充てるのがいいですよ。
こうは言っても、この通り業務を進めれる訳では無い!仕訳の入力作業が抜けているではないか!そんな声も聞こえてきますね...
安心してください、有りますよ!！
記帳代行のお手伝いは、Webアプリを導入した効率化が有効です。 Bottino株式会社まで、気軽にお問い合わせくださいね！