税理士業務の効率化に有効な手段とは？業務効率を改善する3つの対処法を解説。

「記帳代行を受けたら受けるだけ、業務負担が増えてスタッフが疲弊する……」
「作業に追われて、顧客への新たな提案を考える時間がない！」
そんな税理士の皆さんも、多いのではないでしょうか。
確かに、クライアントを多く抱えると比例して人件費が大きくなりますし、大手の税理士法人による大量雇用によって求人広告を出しても人は来ません。
しかし業務に追われたスタッフが疲弊すると、今度はサービスの質が低下する上にレスポンスも悪くなってしまいます。
何とか効率化して業務過多の状態から脱却してクライアントへの提案活動で付加価値を付け、生き残りをかけたいですよね。
そこでこの記事では、税理士事務所の業務効率を改善する3つの対処法について、詳しく解説します。

①日常業務の見直し

1つ目の対処法は、日常的な業務を見直していくことです。
事務所内における業務を洗い出し、見つけた問題に優先順位をつけて改善に取り組みましょう。

非効率な業務を見つけ出す

最初に、日常において非効率である業務を見つけていくところから始めましょう。
税理士の業務は、多岐にわたります。
仕訳の入力や試算表の作成などの作業がメインですが、その合間を縫ってクライアントに提案活動する内容を考えていかなければなりません。
提案活動は、その税理士の付加価値となるとても重要な仕事ですので、作業的な業務はできるだけ効率化して内容を練る時間を確保したいものです。
そこでまず、日常業務の手順を客観的にチェックして、無駄があれば改善しましょう。
普段こなしている業務の中で、面倒だと感じているものや時間がかかっているものなどを洗い出していきます。
例えば、PC上で作成した資料を印刷して、その資料を元にスタッフが別のシステムに入力している作業があれば、PC内でデータ連携すべきであり非効率です。
古くから続く事務所であれば、昔から惰性で続けている業務もあることでしょう。
まずは、事務所内の多くのムダを見つけていきましょう。

解決する優先順位をつける

次に、洗い出した非効率な業務について、解決の優先順位をつけましょう。
ただし、見つかった全ての問題を一気に解決するのはかえって非効率ですので、すぐに取り掛かるべき問題と後回しでもいい問題に選別していきます。
基本的には、重要度が高く全てクライアントに共通する問題から取り掛かりましょう。
個別のクライアントにしか当てはまらない問題は、解決しても事務所全体の効率アップに結びつきません。
高い効果が見込まれる問題から、優先的に解決していきましょう。

ITツールを使いこなせる人材をつくる

さらに、事務所の中でITツールを使いこなせる人材を育成しましょう。
業務効率の改善には、ITツールの活用が欠かせません。
そこで、ITに詳しいスタッフを担当者に据え、洗い出した問題点をITツールでどう解決していくのかを主体的に考えてもらうと、改善もスムーズに進むでしょう。
現在は、インターネットで調べながら対応すれば何とか解決策が見つかりますので、エンジニアなどの高いスキルをもつ人材は不要です。
事務所の中で専任のスタッフをつくり、優先的に時間を与えて取り組んでもらいましょう。

②ITツールを利用した業務効率化

2つ目は、ITツールを活用した業務の効率化です。
紙資料をデジタル化してオンラインストレージで管理したり、クライアントとのコミュニケーション方法をツールに置き換えたりすれば、業務効率が劇的に改善します。

紙の資料をオンラインストレージで管理

まず、紙の資料は全てデジタル化して、オンラインストレージで管理しましょう。
資料の保管にオンラインストレージを活用すれば、インターネットを通じてクライアントとデータを共有できます。
従来、クライアントの企業と資料を共有するには紙媒体の郵送しか手段がなく、仕訳入力までにタイムラグが発生していました。
また紙媒体は多くの場所が必要な上に、資料を探す際には膨大な時間がかかります。
オンラインストレージ保管であれば、ネット環境とPCさえあればいつでもどこでも作業ができますし、資料の検索も一瞬で済むため手間も省けます。
近年では電子帳簿保存法が改正されデジタル保管が推奨されていますので、要件を満たせば移行もスムーズです。

▼主なオンラインストレージサービス
　 ・Dropbox（ドロップボックス）
　・ Googleドライブ

コミュニケーションツールの導入

次に、ビジネスチャットやWebミーティングなどのコミュニケーションツールを導入しましょう。
ビジネスチャットを導入すれば、クライアントのコミュニケーションが円滑になりデータの共有も簡単です。
今までのコミュニケーションツールは主にPCメールが使われ、ミーティングする際は直接訪問していましたが、どちらも時間を奪われるものでした。
ビジネスチャットがあれば、PCメール以上にリアルタイムでやり取りができるようになるばかりでなく、事務所のスタッフとのコミュニケーションも円滑になります。
どうしても対面で話さなければならない時も、Webミーティングツールを使えばオンラインで打ち合わせが可能です。

▼主なビジネスチャットツール
　・ChatWork（チャットワーク）
　・ Slack（スラック）
　・LINE WORKS（ラインワークス）

▼主なWebミーティングツール
　・Zoom（ズーム）
　・Teams（チームス）

表計算ソフトの活用

さらに、税理士事務所の業務では「Excel（エクセル）」などの表計算ソフトの活用も有効です。
従来は電卓でやっていたような金額の集計は自動計算化できますし、1つフォーマットを作ってしまえば翌月や翌年にも同じものを流用可能です。
小さな規模の事業者であれば、現金出納帳や売掛金管理帳などの帳票を手書きで管理しているところもあるでしょう。
そんな事業者にExcelを導入してしまえば、簡単な計算式を入れるだけで集計ミスを撲滅できますので、表計算ソフトだけでも十分に業務効率の向上が見込めます。

▼主な表計算ソフト
　・Excel（エクセル）
　・Googleスプレッドシート

③Webアプリでさらに業務負担を軽減

3つ目は、クライアント側にWebアプリを導入した業務効率化です。
効率化が難しい「記帳代行」業務は、Bottino株式会社のWebアプリで改善しましょう。

請け負う数が多いほど疲弊する記帳代行

これまで、業務の見直しやITツール導入による業務効率の改善策を解説してきました。
しかし、税理士業務のメインとなる記帳代行は、前述した対処法ではなかなか効率アップが難しく、請け負う数が多いほど業務負担が増えていきスタッフが疲弊してしまいます。
これでは収益が改善されず、手間ばかりが倍々ゲームで増えていくばかりです。
元々高い手数料を取る業務ではないため、人手を増やしたり外注したりする手は使えません。

記帳代行はWebアプリで効率化！

そこでBottino株式会社は、この問題を解決するために新たなWebアプリを開発しました。
これは、現役の税理士と事務所で実務を担当しているスタッフが、業務効率を改善するために自分達で開発したシステムです。
使い方は簡単で、次の流れで運用します。

▼Webアプリの利用手順
1.税理士側にて、あらかじめ勘定科目のカテゴリーを登録しておく
2.クライアント側が、Webアプリへ現金出納帳を入力していく
3.入力されたデータを、財務応援や弥生会計向けに変換して取り込む

csvを取り込めば銀行帳の会計データも作成できます。
現在対応している銀行は三菱UFJ銀行をはじめ5行あり、アプリ内で連絡すればクライアントの取引銀行も順次追加されます。

Webアプリはインターフェイスが非常に分かりやすいため、特別な研修を必要としません。
クライアントの操作サポートも楽でしょう。
費用もクライアントごとに2,000円弱と安価で、気軽に導入が可能です。

まとめ

今回は、税理士事務所の業務効率を改善する3つの対処法について解説しました。
税理士事務所の効率を改善するためには、まず日常業務を見直しましょう。
そして、資料のデジタル化をした上で担当者をつくってITツールを導入し、クライアントとの時短かつ円滑な情報共有を目指しましょう。
効率改善が難しい記帳代行は、Webアプリを導入した効率化が有効です。
Bottino株式会社まで、お気軽にお問い合わせくださいね！